Quand un patient appelle votre cabinet, il partage des informations sensibles : son identité, parfois le motif de sa consultation. Confier ces appels à un télésecrétariat est parfaitement possible, à condition de choisir un prestataire qui offre les bonnes garanties.
Qui est responsable de quoi ?
Au sens du RGPD, c'est vous, le praticien, qui restez responsable du traitement des données de vos patients. Le télésecrétariat agit comme sous-traitant : il ne traite les données que sur vos instructions et pour l'exécution du service.
Cette relation doit être encadrée par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD. Demandez-le systématiquement.
Les garanties à vérifier
- Engagement de confidentialité signé par chaque secrétaire, qui est tenue au secret professionnel.
- Minimisation des données : seules les informations nécessaires à l'orientation de l'appel sont recueillies.
- Accès restreints : chaque secrétaire n'accède qu'aux agendas et informations dont elle a besoin.
- Connexions sécurisées aux agendas en ligne et aux outils de messagerie.
- Hébergement des données : où sont stockés les comptes rendus et les historiques d'appels ?
Ce que la secrétaire ne fait jamais
Elle ne pose pas de diagnostic, ne donne pas de conseil médical et ne communique pas de résultats d'analyses. Elle note la demande et vous la transmet. Cette règle protège à la fois le patient et le praticien.
Informer vos patients
Votre propre politique de confidentialité doit mentionner que l'accueil téléphonique est assuré par un prestataire. Une phrase claire suffit souvent, et elle renforce la confiance.
Notre engagement
Chez Télé Secrétariat, chaque secrétaire signe un engagement de confidentialité et un contrat de sous-traitance peut être signé avec votre cabinet. Pour en savoir plus, consultez notre politique de confidentialité ou contactez-nous.
