Le téléphone ne prend pas de vacances. Pendant la pause de midi, vos congés ou une formation, les patients continuent d'appeler. Un répondeur saturé ou une ligne qui sonne dans le vide, c'est une image qui se dégrade et des patients qui partent ailleurs.
La pause de midi, un pic d'appels
Beaucoup de patients appellent pendant leur propre pause déjeuner. Si le cabinet ferme sa ligne à ce moment-là, ces appels sont perdus. Un renvoi d'appel limité à cette plage suffit à les capter.
Les congés : informer et orienter
Pendant vos congés, le secrétariat peut :
- informer les patients de vos dates d'absence ;
- indiquer le confrère qui vous remplace ;
- prendre des rendez-vous pour votre retour ;
- rappeler le médecin de garde (1733) et le 112 pour les urgences.
Les formations et absences ponctuelles
Une matinée de formation, un rendez-vous personnel, une journée à l'hôpital : le renvoi s'active pour quelques heures, puis se désactive. Pas besoin de planifier longtemps à l'avance.
Quand votre secrétaire est absente
Si vous avez une secrétaire salariée, ses congés et absences laissent souvent le téléphone sans réponse. Le télésecrétariat prend le relais pendant ces périodes, avec les mêmes règles.
Un accueil qui ne change pas
Pour vos patients, rien ne change : même numéro, même formule d'accueil, mêmes réponses. C'est la force d'une équipe qui connaît déjà votre cabinet et suit votre script.
Notre formule Débordement est pensée pour ces situations. Voir les formules.
