Un appel sans réponse paraît anodin. Pourtant, derrière chaque sonnerie dans le vide, il y a un patient qui avait besoin de vous. Beaucoup ne rappellent pas.
Ce que coûte un appel manqué
- Un nouveau patient perdu : il appelle le cabinet suivant de sa liste.
- Un créneau vide : le patient qui voulait annuler n'a pas pu le faire, et vous l'attendez pour rien.
- Du temps perdu : rappeler les numéros manqués entre deux consultations.
- Une image dégradée : « on n'arrive jamais à les joindre ».
Mesurer vos appels manqués
La plupart des téléphones et standards affichent l'historique des appels manqués. Regardez-le sur une semaine normale : combien d'appels, à quelles heures ? Le résultat surprend souvent les praticiens.
Les moments à risque
Ouverture du cabinet, lundi matin, pause de midi, fin de journée : les pics d'appels se concentrent sur quelques plages. Ce sont justement les moments où vous êtes le moins disponible.
Les solutions
Le répondeur n'en est pas une : peu de patients laissent un message, et ces messages doivent ensuite être écoutés et rappelés. Le télésecrétariat en débordement est plus efficace : quand vous ne décrochez pas, une secrétaire répond, prend le rendez-vous ou le message, et vous envoie un compte rendu.
Testez sur votre propre cabinet
Le plus simple pour mesurer l'impact est d'essayer. Pendant la période d'essai gratuite, vous voyez combien d'appels auraient été perdus, et ce qu'ils sont devenus. Démarrer mon essai.
