Embaucher une secrétaire ou externaliser l'accueil téléphonique ? Les deux solutions ont leurs atouts. Tout dépend de la taille de votre cabinet, de votre volume d'appels et de ce que vous attendez de l'accueil sur place.
Ce qu'apporte une secrétaire sur place
Une secrétaire présente au cabinet accueille physiquement les patients, gère la salle d'attente, s'occupe du courrier et du classement. Pour un grand centre avec un flux important de patients, cette présence reste précieuse.
Mais un poste salarié représente aussi un salaire, des charges sociales, le pécule de vacances, une formation, un poste de travail, et surtout des absences à remplacer : congés, maladie, formations.
Ce qu'apporte le télésecrétariat
- Une continuité totale : une équipe prend le relais, il n'y a jamais personne « absent ».
- Une souplesse horaire : vous ne payez que les plages dont vous avez besoin.
- Aucune gestion RH : pas de recrutement, pas de remplacement à organiser.
- Un démarrage rapide : quelques jours au lieu de plusieurs semaines de recrutement.
La solution mixte, souvent la meilleure
Beaucoup de cabinets combinent les deux : la secrétaire sur place s'occupe de l'accueil physique et de l'administratif, et le télésecrétariat prend les appels en débordement, pendant la pause de midi ou ses congés. Le téléphone ne sonne plus pendant qu'elle accueille un patient au comptoir.
Comment décider
Posez-vous trois questions :
- Avez-vous besoin d'une présence physique au cabinet toute la journée ?
- Combien d'appels recevez-vous, et à quels moments ?
- Que se passe-t-il aujourd'hui quand votre secrétaire est absente ?
Si votre besoin est surtout téléphonique, le télésecrétariat est généralement plus simple et plus économique. Pour vous faire une idée sans risque, demandez un essai gratuit.
