Ouvrir un cabinet, c'est gérer mille détails à la fois : local, matériel, administration, premiers patients. L'accueil téléphonique est souvent pensé en dernier, alors qu'il conditionne la première impression de vos patients.
Choisir un numéro et le garder
Votre numéro de cabinet va vite circuler : annuaires, plaque, site, bouche-à-oreille. Choisissez-le dès le départ et gardez-le. Avec le renvoi d'appel, vous pourrez toujours changer d'organisation sans changer de numéro.
Mettre en place un agenda en ligne
Commencer directement avec un agenda en ligne évite une migration plus tard. Paramétrez vos types de consultation et leurs durées dès le premier jour. Voir notre article sur l'agenda médical en ligne.
Décider qui répond au téléphone
Au démarrage, le volume d'appels est incertain, ce qui rend difficile l'embauche d'une secrétaire. Le télésecrétariat permet de démarrer avec un accueil professionnel, puis d'ajuster les horaires couverts au fil de la croissance de votre patientèle.
Définir vos horaires et vos règles
- Vos heures de consultation et de disponibilité téléphonique ;
- la place laissée aux nouveaux patients ;
- les jours de visite à domicile ;
- la conduite à tenir pour les urgences.
Soigner le message d'accueil
Un message clair, avec vos horaires, le numéro du médecin de garde (1733) et le 112 pour les urgences vitales, rassure les patients qui appellent en dehors des heures d'ouverture.
Être visible
Un nouveau cabinet doit être trouvé. Une fiche sur un annuaire de prise de rendez-vous comme rdvmedical.be et un site web simple font une vraie différence. Nos formules incluent l'agenda en ligne, la visibilité sur rdvmedical.be et la création de votre site web. Découvrez les formules.
