En dehors des heures d'ouverture, le message de votre répondeur est la seule voix du cabinet. Il doit être court, clair et donner les bons réflexes en cas d'urgence.
Les éléments indispensables
- le nom du cabinet et du ou des praticiens ;
- les horaires d'ouverture et de disponibilité téléphonique ;
- en cas d'urgence vitale : le 112 ;
- pour un problème qui ne peut pas attendre : le médecin de garde au 1733 ;
- le moyen de prendre rendez-vous (téléphone, en ligne).
Un exemple de message
Bonjour, vous êtes bien au cabinet du Dr Martin. Le cabinet est joignable du lundi au vendredi de 8 h à 18 h. En cas d'urgence vitale, appelez le 112. Pour le médecin de garde, composez le 1733. Vous pouvez aussi prendre rendez-vous en ligne. Merci et à bientôt.
Les erreurs à éviter
Un message trop long, des horaires périmés, une invitation à laisser un message alors que personne ne rappellera avant plusieurs jours. Relisez votre message à chaque changement d'horaire ou de congé.
Pendant les heures d'ouverture
Le répondeur ne devrait pas prendre le relais quand le cabinet est ouvert. C'est là que le télésecrétariat en débordement est utile : voir télésecrétariat ou répondeur.
