Quand un remplaçant prend le relais, les patients ont besoin de savoir qui les recevra et comment. Une information claire évite les inquiétudes et les rendez-vous manqués.
Dire clairement qui remplace
Le nom du remplaçant, ses jours de consultation et le lieu sont donnés dès l'accueil téléphonique. Certains patients préfèrent attendre votre retour : la secrétaire le note.
Adapter l'agenda
Le remplaçant n'a pas forcément les mêmes durées de consultation ni les mêmes horaires. Son agenda est paramétré avant son arrivée.
Transmettre l'essentiel
Les appels prioritaires (laboratoires, hôpitaux, confrères) doivent être redirigés vers le remplaçant pendant votre absence. Ces règles sont précisées dans le script.
Après le remplacement
Un compte rendu des appels reçus pendant votre absence vous permet de reprendre le fil rapidement. Voir aussi organiser le cabinet avant les vacances.
